Ennen luovutuksen vahvistamista kaupanvahvistajan on:
- tarkastettava luovutuskirjan allekirjoittajien henkilöllisyys
- varmistettava, että luovutuskirja täyttää maakaaren määrämuotovaatimukset
- tarkastettava luovutuksen kohteena oleva kiinteistötunnus
- jätettävä luovutus vahvistamatta, jos on selvästi perusteltua aihetta epäillä sen pätevyyttä.
Kaupanvahvistajan tehtäviin ei kuulu:
- kauppakirjan ehtojen tai kauppahinnan kohtuullisuuden arvioiminen
- kiinteistön kunnon tai virheiden selvittäminen
- oikeudellisen neuvonnan antaminen kaupan osapuolille
- vastuun ottaminen kauppakirjan sisällöstä.
Vahvistamisen jälkeen kaupanvahvistaja:
- ilmoittaa kiinteistön luovutuksesta Maanmittauslaitokselle
- toimittaa lain edellyttämät tiedot myös kiinteistön sijaintikunnalle.
Kirjallisessa kiinteistökaupassa kaupanvahvistajan vahvistus on edellytys kaupan sitovuudelle. Sähköisessä kiinteistökaupassa kauppa vahvistetaan Maanmittauslaitoksen Kiinteistövaihdannan palvelussa, eikä erillistä kaupanvahvistajaa tarvita.
Kaupanvahvistajan palvelusta peritään maa- ja metsätalousministeriön asetuksella säädetty kiinteä maksu.