Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Residenssi LKV Oy (3020511-1), joka toimii aputoiminimellä Residenssi Kiinteistönvälitys. Rekisterinpitäjän osoite on Bulevardi 21, 00180 Helsinki.
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Tietosuoja-asioista vastaava henkilö on Janne Lämsä.
Sähköposti: janne.lamsa@residenssi.fi
Puhelin: +358 50 448 3630
Henkilötietojen käsittelyn lähtökohdat
Henkilötietoja käsitellään huolellisesti, luottamuksellisesti ja vain siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä. Tavoitteena on varmistaa, että asiakkaan tiedot ovat asianmukaisesti suojattuja koko toimeksiannon ajan ja sen jälkeen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi, välitystoimeksiantojen toteuttamiseksi sekä arviolausuntojen ja muiden asiantuntijapalveluiden tuottamiseksi. Käsittely perustuu ensisijaisesti sopimukseen.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kiinteistönvälitystoimintaa, rahanpesun estämistä ja kirjanpitoa koskevan lainsäädännön perusteella.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella esimerkiksi asiakassuhteen ylläpitämiseksi, reklamaatioiden käsittelemiseksi, palveluiden kehittämiseksi ja liiketoiminnan suunnittelua varten. Markkinointiin henkilötietoja käytetään suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme vain toimeksiannon ja asiakassuhteen kannalta olennaisia tietoja. Näitä voivat olla yksilöinti- ja yhteystiedot, tunnistamistiedot, asiakassuhteeseen ja toimeksiantoon liittyvät tiedot, kohdetiedot, taloudelliset tiedot sekä rahanpesulainsäädännön edellyttämät tiedot. Lisäksi voidaan käsitellä viestintää sekä verkkosivujen käyttöön liittyviä tietoja, kuten evästeitä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan saada myös viranomaisilta, julkisista rekistereistä, taloyhtiöiltä ja isännöitsijöiltä sekä toimeksiannon toteuttamisen kannalta tarpeellisilta yhteistyökumppaneilta.
Henkilötietojen luovutukset ja käsittelijät
Henkilötietoja luovutetaan vain silloin, kun se on tarpeen toimeksiannon toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, pankeille, rahoituslaitoksille sekä muille toimeksiannon kannalta keskeisille tahoille.
Rekisterinpitäjä käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun esimerkiksi tietojärjestelmien osalta. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vähintään 5 vuotta toimeksiannon päättymisestä kiinteistönvälityslain mukaisesti. Tietoja säilytetään tämän jälkeen vain siltä osin ja niin kauan kuin se on tarpeen mahdollisten oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi, kuitenkin enintään 10 vuotta, huomioiden kiinteistönvälitysalan vakiintunut käytäntö.
Rahanpesulainsäädännön mukaiset asiakkaan tunnistamistiedot säilytetään 5 vuotta asiakassuhteen päättymisestä, ellei niiden säilyttäminen pidempään ole tarpeen oikeusvaateen vuoksi.
Kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.
Turvakieltoa koskeva huomautus
Asiakkaan tulee ilmoittaa välitysliikkeelle voimassa olevasta turvakiellosta.
Turvakieltoasiakkaan osalta käytetään asiakkaan ilmoittamaa yhteysosoitetta, joka voidaan kirjata myös kauppakirjaan ja luovuttaa välitystehtävän toteuttamiseksi tarpeellisille tahoille, kuten viranomaisille ja pankeille.
Henkilötunnusta käytetään osapuolten luotettavaan yksilöintiin turvakiellosta huolimatta. Henkilötietoja säilytetään lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti, eikä niitä voida poistaa säilytysvelvollisuuden aikana rekisteröidyn pyynnöstä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada pääsy tietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisemista sekä tietyin edellytyksin tietojen poistamista.
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, vastustaa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
Suomessa kansallisena valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, joka on toiminnassaan itsenäinen ja riippumaton viranomainen. Lisätietoja sekä ohjeet asian vireille saattamiseksi löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi.
Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joille se on työtehtävien hoitamisen kannalta tarpeen. Käytössä olevat järjestelmät on suojattu teknisin keinoin ja henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus.
Selosteen päivittäminen
Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasainen versio on saatavilla verkkosivuilla.